+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Сроки заключения договора аренды нежилого помещения: что это значит, а также максимальный и минимальный период действия и времени хранения документа

Хранение договоров Каждый руководитель предприятия обязан хранить договора, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы (не менее пяти лет). Преждевременная ликвидация договоров Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договора стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока. Возможные сроки хранения договоров Согласно общероссийскому классификатору документов, договора являются организационно-распорядительными документами. Уменьшать срок хранения договоров недопустимо, а вот увеличивать его не запрещено и целесообразно, если на это есть веские причины.

Содержание

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

И преждевременное уничтожение договоров, даже если оно организовано «по всем правилам» архивного дела, может иметь весьма непредсказуемые последствия для вашей организации. Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов.

Выделяют следующие сроки хранения документов:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет);
  • временный (до 10 лет включительно).

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств.

Ошибка сервера (500)

Срок хранения договоров

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования.

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями.

Какой срок хранения договоров аренды и субаренды помещения?

Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.

  • Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.
  • Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие. Учет в журналах для контроля сроков Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров.
    Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации.

Сроки хранения договоров

Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;

  • звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов;
  • отметка «до минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее 1 года).

Во время работы с Перечнем 1 следует внимательно изучать содержимое его графы «Примечания».

Каким должен быть срок хранения договоров

Вид договора не всегда однозначен При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры. Пример 5 Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели. Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.
Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.
БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);

  • техническая документация (текстовое и техническое описание объекта, фото, чертежи, планы, инженерные схемы, руководства по эксплуатации и т.п.);
  • договоры с подрядчиками об эксплуатации и обслуживании объектов недвижимости и прилегающих территорий;
  • договоры аренды (систематизируются по алфавиту названий компаний-арендаторов, или по торговым площадкам объекта, или по срокам аренды) и первичные учетные / расчетные документы по их исполнению.

Читайте ответ на вопрос про адрес на нашем сайте Таким образом, досье формируется как многотомный комплекс документов, причем для арендодателя документы всего комплекса выполняют функцию доказательства законности и прозрачности его основной деятельности и должны иметь постоянный срок хранения.

  • договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации АС (ст. 1796);
  • договоры с иностранными изготовителями об обеспечении соответствия требованиям технических регламентов (ст. 1571);
  • договоры (контракты) с организациями и физическими лицами об оказании инженерно-консультационных услуг (ст. 1053);
  • договоры (контракты) на внедрение результатов НИР (ст. 103);
  • авторские договоры на создание карт и атласов, соглашения с авторскими коллективами (ст. 842);
  • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
  • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

Акционерное общество, приобретшее в собственность здание по договору купли-продажи, обратилось в арбитражный суд с иском об освобождении здания лицом, его занимающим, так как данное лицо, по мнению истца, без законных оснований владеет и пользуется указанным зданием. Между этим лицом и бывшим собственником здания заключен договор аренды здания, который был возобновлен на неопределенный срок в соответствии с пунктом 2 статьи 621 ГК РФ. Поскольку договор аренды, возобновленный на неопределенный срок, не был зарегистрирован, истец полагал, что договор является незаключенным. Арбитражный суд первой инстанции отказал истцу в удовлетворении иска, указав, что согласно пункту 2 статьи 651 ГК подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации только договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года.

А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Это интересно:  Договор купли продажи доли квартиры с использованием материнского капитала

Сроки хранения договоров… … по Перечню типовых управленческих архивных документов При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет. Уменьшение остальных сроков хранения документов (в т.ч.
и договоров), установленных Перечнем 1, недопустимо. Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации. Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров. Информацию о сроках хранения договоров можно найти:

  • в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов.

Ошибка сервера (500)

При этом суд исходил из того, что предлог «до» используется здесь стороной в значении «не включая дату, следующую после этого предлога». Данный вывод суда подтверждается материалами дела — перепиской сторон, из которой видно, что договор аренды заключен на срок менее одного года. Поэтому ни одна из сторон не обращалась в соответствующий орган за государственной регистрацией договора (Постановление ПВАС РФ от 14 января 2003 г.
N 9523/02). Эти два спора относительно толкования срока «не менее года», установленного пунктом 2 статьи 651 ГК РФ, иллюстрируют одну из причин, по которой в практике наиболее распространенным является договор аренды сроком на одиннадцать месяцев. б) Споры, касающиеся определения сторонами условий, влияющих на расчет срока.

Срок хранения договоров

Условия о сроке договора аренды зданий, сооружений, нежилых помещений регулируются статьей 610 и пунктом 2 статьи 651 ГК РФ. Статья 610. Срок договора аренды 1. Договор аренды заключается на срок, определенный договором. 2. Если срок аренды в договоре не определен, договор аренды считается заключенным на неопределенный срок.
В этом случае каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц, а при аренде недвижимого имущества за три месяца. Законом или договором может быть установлен иной срок для предупреждения о прекращении договора аренды, заключенного на неопределенный срок. Статья 651. Форма и государственная регистрация договора аренды здания или сооружения 2.
Договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации.

Какой срок хранения договоров аренды и субаренды помещения?

Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора2. … по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности Если ваша организация осуществляет научную, научно-техническую, производственно-техническую, проектную и строительную деятельности, то рекомендуем проработать Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (мы договорились в этой статье именовать его «Перечень 2»). В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как:

  • контракты (договоры) на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций (ст.

Сроки хранения договоров

Согласно одному из условий договора, по окончании срока аренды договор считался продленным на тот же срок и на тех же условиях, если до окончания срока аренды ни одна из сторон не заявит о своем отказе от продления договора. До окончания срока ни одна из сторон не уведомила другую сторону об отказе от продления договора. В обоснование предъявленного требования истец сослался на то, что продление договора аренды представляло собой изменение срока аренды, который в целом составил более одного года.

Каким должен быть срок хранения договоров

Из содержания указанных статей вытекают следующие виды сроков договора аренды: — срок определен, например одиннадцать месяцев, 360 дней, один год, 3 года и т.д.; — срок не определен договором, т.е. нет упоминания о сроке или стороны оговорили, что договор заключен на неопределенный срок. Иногда стороны подписывают бессрочный договор аренды. Возникает вопрос о законности такого срока. К какому из указанных сроков он относится или это иной вид срока? Тождественен ли бессрочный договор договору, заключенному на неопределенный срок? Надо признать, что бессрочный договор будет признан ничтожным как противоречащий положениям ГК РФ, которые не называют такого срока.

Уважаемая Ольга! Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Срок хранения договоров аренды нежилых помещений

Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы. Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет. Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Срок договора аренды нежилых помещений

Срок аренды нежилого помещения не относится к обязательным условиям при составлении договора и законом не регламентируется.

Понятие срока и вид договора

Определение понятия срока аренды имущества содержится в ГК РФ. Согласно ст. 190 срок в тексте договора может быть указан в виде календарной даты, либо ссылкой на период времени. Срок пользования объектом может исчисляться месяцами, годами, а также днями и часами.

Кроме того, возможно указание на наступление какого-либо события, в случае его неизбежности. В таком варианте договор также будет считаться срочным.

Если в тексте договора содержится ссылка на наступоение события, которое не является неизбежным, то договор считается бессрочным, поскольку срок в данном случае не согласован. Например, договор действует до начала реконструкции объекта или доликвидации юридичекого лица.

Это интересно:  Смена юридического лица в договоре

Срок действия договора определяется сторонами и является дополнительным условием.

Таким образом, с точки зрения периода действия, выделяют три вида договоров аренды:

  1. Краткосрочный договор (действует менее одного календарного года)
  2. Долгосрочный договор (действует год и более)
  3. Бессрочный договор (точный период действия не указан)

Краткосрочный договор аренды нежилого помещения

Договор аренды коммерческого (нежилого) помещения, заключенный на срок меньше одного календарного года, считается краткосрочным.

Краткосрочные договоры найма нежилых помещений, сооружений, земельных участков и иных объектов недвижимости обязательной государственной регистрации не подлежат.

Таким образом, нередко краткосрочная форма договора используется для упрощения процесса заключения сделки. Многие арендаторы и арендодатели (в основном физические лица или мелкие компании) стремятся избежать регистрации договора найма, в связи с нежеланием тратить время на подачу документов и оплачивать госпошлину.

Обратите внимание, что если договор заключается сторонами, к примеру, 1 числа месяца и действует до 30 (31) числа предыдущего месяца следующего года, то в таком случае срок действия считается равным одному году, и договор подлежит государственной регистрации. Таким образом, при составлении краткосрочного договора, на срок менее одного года, необходимо указывать дату окончания, соответствующую предпоследнему дню месяца.

Договор аренды, заключенный на срок менее одного года, но предусматривающий автоматическую пролонгацию при отсутствии возражений обоих сторон, так же не подлежит регистрации.

По истечению договора, возможно его продление на такой же срок (менее года), при этом государственная регистрация не нужна.

Согласно п. 10 информационного письма Президиума ВАС РФ N 59 стороны могут предусмотреть автоматическую пролонгацию договора по его истечению на такой же срок, в случае отсутствия возражений участников сделки, в этом случае регистрировать договор также не требуется.

Скачать образец договора аренды для нежилого помещения

Долгосрочный договор найма нежилого помещения

Договор аренды, заключенный на срок от одного года и более, считается долгосрочным.

Согласно п. 2 ст. 651 ГК РФ период действия договора найма, начинающийся с 1 числа месяца настоящего года и завершающийся 30 (либо 31) числа предшествующего месяца следующего года, считается равным одному году (п. 3 информационного письма Президиума ВАС РФ N 66).

Передача в аренду нежилых объектов недвижимости, сооружений, помещений и земельных участков на срок более года подлежит обязательной государственной регистрации, согласно п. 2 ст. 651 ГК РФ.

В таком случае, договор вступает в силу с момента завершения процедуры регистрации, итогом которой является штамп на оригинальном экземпляре документа и запись в архиве компетентного органа (п. 2 ст. 651 ГК РФ, информационное письмо Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 1 июня 2000 г. N 53).

Процесс регистрации договора занимает 18 дней после подачи полного комплекта документов в территориальные органы федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.

Согласно ГК РФ, в случае, если арендатор, с согласия арендодателя, продолжает использовать помещение после истечения срока, указанного в договоре, договор считается пролонгированным на неопределенный срок с теми же условиями.

В случае, если долгосрочный договор аренды нежилого имущества (или его части) не был зарегистрирован, он считается не заключенным и не вступает в силу.

Если от прохождения государственной регистрации укланяется одна из сторон сделки, другая сторона имеет право подать в суд с иском об обязании зарегистрировать документ (п. 7 информационного письма Президиума ВАС РФ N 59).

Бессрочный договор аренды нежилого помещения

Согласно действующему законодательству, точный срок аренды не является обязательным условием договора.

По определению в п.2 ст.610 ГК РФ договор найма считается заключенным на неопределенный срок, если в тексте отсутствует указание точных дат предоставления объекта в аренду.

При заключении договора на неопределенный срок, каждая из сторон имеет право отказаться от своих обязательств, уведомив об этом вторую сторону за три месяца.

Если срок аренды не определен, то договор вступает в силу с момента его подписания сторонами и не подлежит официальной государственной регистрации, даже если фактический период пользования имуществом будет превышать один год. Это связано с тем, что согласно п. 2 ст. 651 ГК РФ обязательно регистрации подлежат только срочные договора аренды нежилых помещений, дейсвующие более одного года.

Если договор аренды был пролонгирован на неопределенный срок после истечения первоначального срочного договора, он также не предусмотривает обязательность регистрации.

По теме: Государственная регистрация договора аренды нежилого помещения

Заключаем договор аренды

Заключать договор аренды нежилого помещения допускается юридическим лицам, при условии его использования в коммерческих целях. Сторонами договора является Арендатор и Арендодатель

Порядок составления договора аренды определен законодательно и обязывает содержать следующие сведения:

  • Стороны сделки;
  • Сведения об Арендаторе и Арендодателе;
  • Наименование арендуемого помещения;
  • Описание недвижимости;
  • Адрес помещения;
  • На какой срок сдаётся помещение;
  • Сумма платежа;
  • Порядок и периодичность оплаты;

Договор аренды помещения для коммерческих нужд начинается с заполнения сведений сторон сделки. Для юридического лица это:

  • Полное и краткое наименования организации;
  • Номер и серия свидетельства о регистрации;
  • Фактический и юридический адрес;
  • Банковские реквизиты;
  • Фамилия, имя и отчество руководителя, который будет подписывать договор.

Следующим не маловажным пунктом будет описание помещения, сдаваемого в аренду. Здесь обязательно должны указываться:

  • Состояние помещения до подписания договора;
  • Имеющиеся недостатки и повреждения;
  • На какой земле находится объект;
  • Условия содержания прилегающей территории.
  • Площадь арендуемого помещения;
  • Наличие подведённых коммуникаций;
  • Правила оплаты коммунальных услуг.

Также допускается приложить к договору не только описание объекта, но и его фотографии, сделанные внутри и снаружи.

Немаловажным являются сведения, которые необходимо обязательно указать в документе до его подписания – это оплата коммунальных услуг, плата за места общего пользования; текущий и капитальный ремонт и др.

Стороны по договору аренды должны указать, для каких целей организация берёт в аренду помещение, каким видом деятельности планирует там заниматься.

Срок договора аренды

Договор аренды нежилого помещения не имеет определённых сроков. Он заключается на неопределённое время или на срок указанный в договоре. Из чего следует, что максимальный срок договора аренды нежилого объекта отсутствует.

Договор аренды продлевается:

  • При подписании нового договора;
  • Пролонгируется старый договор (если нет факта его расторжения);
  • Путем подписания дополнительного соглашения (при изменении условий аренды).

Договор, составленный сроком до одного года (одиннадцать месяцев), не проходит государственную регистрацию. Продлевается такой договор автоматически, если стороны не приняли решение об ином. Срок пролонгированного договора также составляет одиннадцать месяцев.

Аренда земли

Аренда земельного участка может заключаться между юридическими и физическими лицами.

Срок договора аренды земельного участка может быть краткосрочным и долгосрочным.

  • Краткосрочные договоры составляются сроком на пять лет.
  • Долгосрочные – от пяти до сорока девяти лет.

Краткосрочная аренда чаще всего заключается для строительства, реконструкции, установления памятников и разбивки парка, размещения стоянок, парковок, детских площадок с установкой малых архитектурных форм и т.д.

Долгосрочная аренда земли нужна для длительной её эксплуатации, под объекты промышленных комплексов или для выращивания сельскохозяйственной продукции. Долгосрочно арендуемые земли впоследствии могут оформляться или покупаться в собственность её арендатором.

Аренда земли на срок менее одного года, как и аренда нежилой недвижимости не требует государственной регистрации.

Земля, находящаяся в аренде на длительные сроки, должна быть зарегистрирована в Росреестре. Регистрация арендованной земли подтверждает право владения землёй арендатора. Он же является плательщиком налогов на имущество, куда входит и земельный участок.

Это интересно:  Договор купли продажи оформление

Особенности заключения договора аренды земли

К общим требованиям при заключении сделки с землёй относятся:

  • Взять землю в аренду допускается всем лицам, проживающим на территории РФ;
  • Закон не обязывает арендатора иметь прописку или временную регистрацию в России;
  • Запрещено передавать в аренду земли находящуюся в прибрежной или заповедной зоне.

    В договоре аренды земельного участка должны быть следующие сведения:

    • Присвоенный кадастровый номер;
    • Местонахождения участка;
    • Площадь;
    • Сроки договора;
    • Стоимость аренды;
    • Порядок оплаты;
    • Условия эксплуатации земли;
    • Реквизиты и подписи обеих сторон.

    Обязательно в договоре должны присутствовать пункты:

    • Ответственность сторон;
    • Непредвиденные ситуации;
    • Порядок рассмотрения споров;
    • Внесение изменений в документ;
    • Дополнительные условия.

    Нужно отметить, что земля, находящаяся в собственности государства или муниципалитета может сдаваться в аренду только через участие в аукционе.

    Если земельный участок принадлежит физическому лицу или коммерческой организации, оформление её в аренду носит более упрощенный характер. Для такой сделки нужно лишь согласие двух сторон – арендатора и арендодателя, которые подписывают договор.

    Нередки случаи передачи в аренду пая, принадлежащего физическому лицу на праве собственности. В этом случае основанием такой сделки служит Сертификат на пай.

    При любой сделке, как между коммерческими структурами, так и с органами власти, собственниками земли, передачи объекта проходит путём подписания Акта приёма-передачи.

    Продлить договор аренды земли можно, заключив дополнительное соглашение с указанием новых сроков её использования.

    Расторжение договора

    Прекратить отношения по аренде земли очень трудно. Для этого необходим ряд фактов, свидетельствующих о нарушении договора одной из сторон. Если арендатор или арендодатель пришли к решению расторгнуть договор, они обязаны в тридцатидневный срок уведомить об этом другую сторону, если иные сроки не указаны в договоре.

    Оспорить уже подписанный договор в суде очень сложно, поэтому следует в оформление договора вносить все необходимые нюансы. Лучше оформление и составление договора аренды земли поручить квалифицированному специалисту.

    Сколько должны храниться договоры аренды нежилых помещений у арендатора и у арендодателя?

    Действительно, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) указаны сроки хранения большого количества конкретных видов и разновидностей договоров, которые, в основном, соответствуют классификации видов сделок, закрепленных Гражданским кодексом РФ. В соответствии со ст. 791 ПТУД устанавливается постоянный срок хранения договоров и соглашений о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду) и документов к ним (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты и т.п.). Формулировка статьи «о приеме и сдаче» предполагает, что и арендодатель, и арендаторы хранят свои экземпляры договоров, акты приема-передачи и первичные учетные / платежные документы по ­объектам ­недвижимости без ограничения срока, т.е. постоянно.

    Но обратите также внимание на примечание к срокам хранения (графа 3 ПТУД), которое отмечено одной звездочкой (*). Такое примечание означает, что срок хранения документов «постоянно» (Пост.) в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет. И этим сроком хранения могут руководствоваться арендаторы, особенно в случае расторжения договоров аренды, частой смены объектов аренды и арендодателей. При условии завершения всех налоговых проверок коммерческая организация-арендатор может на заседании своей экспертной комиссии установить долговременный срок хранения своих экземпляров ­расторг­нутых договоров аренды свыше 10 лет включительно.

    Но если организация является арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:

    • законность и историю владения объектами недвижимости,
    • содержат их техническое описание и схемы,
    • подтверждают стоимость (включая амортизацию и затраты на эксплуатацию),
    • законность распоряжения правами на объекты,
    • расчеты с арендаторами,
    • уплату налогов и т.п.

    Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е. постоянно. Таким образом, при проведении экспертизы ценности договоров и документов по их исполнению необходимо руководствоваться принципом доказательности, т.к. главная функция документа в настоящее время – правовая, доказательная.

    Систематизацию, т.е. формирование в дела договорных документов сейчас рекомендуется осуществлять по принципу «досье», при котором срок хранения документов устанавливается по «старшему» сроку находящихся в деле документов. Если речь идет о сдаче в аренду и об эксплуатации объектов недвижимости, то досье формируются, как правило, по объектам недвижимости, по их адресам. «Лучшие практики» показывают, что досье по объекту недвижимости хранится постоянно и состоит, как ­правило, из нескольких томов:

    • правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п. обязательна выписка / справка БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);
    • техническая документация (текстовое и техническое описание объекта, фото, чертежи, планы, инженерные схемы, руководства по эксплуатации и т.п.);
    • договоры с подрядчиками об эксплуатации и обслуживании объектов недвижимости и прилегающих территорий;
    • договоры аренды (систематизируются по алфавиту названий компаний-арендаторов, или по торговым площадкам объекта, или по срокам аренды) и первичные учетные / расчетные документы по их исполнению.

    Читайте ответ на вопрос про адрес на нашем сайте

    Таким образом, досье формируется как многотомный комплекс документов, причем для арендодателя документы всего комплекса выполняют функцию доказательства законности и прозрачности его основной деятельности и должны иметь постоянный срок хранения.

    Кроме того, при определении сроков хранения необходимо учитывать, что договоры и первичные учетные документы по их исполнению в случае камеральных налоговых проверок должны быть предъявлены за любой период деятельности организации. Документы, связанные с амортизацией объекта недвижимости, организация-арендодатель должна иметь с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете еще 4 года. Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет.

    Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.

    Статья написана по материалам сайтов: prodhelp.ru, buh-nds.ru, lawsexp.com, www.freshdoc.ru, www.delo-press.ru.

    »

  • Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector