+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Архивы Акты — Страница 8 из 11 — О недвижке.ру

Хранение документов в архиве

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

  • документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
  • проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
  • технологической и конструкторской документации — 20 лет;
  • патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
  • научной документации — 15 лет;
  • кино- и фотодокументов — 5 лет;
  • видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

  • проверка правильности группировки документов в дела;
  • брошюровка (подшивка);
  • нумерация листов;
  • составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
  • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  • внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
  • составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  • не проводить систематизацию документов в деле;
  • не нумеровать листы дела;
  • не составлять заверительные надписи;
  • не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

  • наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
  • наименование структурного подразделения;
  • делопроизводственный индекс дела;
  • заголовок дела;
  • срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

  • номер тома, если дело имеет несколько томов;
  • крайние даты дела;
  • количество листов в деле;
  • номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из номенклатуры дел. Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

  • порядковый номер дела (тома) по описи;
  • индекс дела (тома);
  • заголовок дела (тома);
  • даты дела (тома);
  • число листов в деле (томе);
  • срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
  • примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Это интересно:  Отказ в назначении пенсии по старости: кому и почему могут отказать

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрация актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг

Зарегистрировано в Минюсте РФ 14 сентября 1999 г. N 1893

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
N 38

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N 230

ПРИКАЗ
от 2 августа 1999 года

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ПЕРЕДАЧИ
В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОБРАННЫХ
ИЗ ПЕРВЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО
СОСТОЯНИЯ, И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ

Во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 28, ст. 3359) приказываем:
1. Утвердить прилагаемые Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.
2. Не применять на территории Российской Федерации раздел II Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядка передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденных Министерством юстиции СССР 27 февраля 1978 г. N K-3-120.
3. Настоящий Приказ довести до руководителей органов записи актов гражданского состояния и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Руководитель Федеральной
архивной службы России
В.КОЗЛОВ

Министр юстиции
Российской Федерации
П.КРАШЕНИННИКОВ

Утверждены
Приказом Федеральной
архивной службы России
и Министерства юстиции
Российской Федерации
от 2 августа 1999 г. N 38/230

ПРАВИЛА
ПЕРЕДАЧИ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ АРХИВЫ КНИГ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
РЕГИСТРАЦИИ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, СОБРАННЫХ
ИЗ ПЕРВЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ ЗАПИСЕЙ АКТОВ ГРАЖДАНСКОГО
СОСТОЯНИЯ, И МЕТРИЧЕСКИХ КНИГ

1. Настоящие Правила устанавливают порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — актовые книги), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее — метрические книги).
2. Актовые книги и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

КонсультантПлюс: примечание.
В соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ срок временного хранения записей актов гражданского состояния до их поступления в государственные и муниципальные архивы составляет 100 лет.

3. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня составления записей актов гражданского состояния и метрических записей передаются органами записи актов гражданского состояния (далее — органы ЗАГСа) на постоянное хранение в государственные архивы.
4. Течение срока хранения актовых книг и метрических книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния и метрических записей, и оканчивается 31 декабря последнего (семьдесят пятого) года их хранения.
Течение срока хранения объединенных актовых книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления последних из вошедших в актовую книгу записей актов гражданского состояния.
5. Орган ЗАГСа, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передает актовые книги в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами передаются справочно — поисковые материалы к ним.
Передача актовых книг и справочно — поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 1), который заверяется подписями руководителей органов ЗАГСа, передающего и принимающего документы, и печатями.
6. Сверку актовых книг проводит орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.
7. В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.
Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
8. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, недостает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.
9. На листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге, производится отметка о проведении сверки (приложение N 2), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.
В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.
Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 3) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.
10. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа и печатью.
Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. Не допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.
11. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации производит передачу актовых книг и метрических книг в государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации.
Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив передаются справочно — поисковые материалы к ним.
12. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых книг и метрических книг (приложения N 4, 4а), а также акт о передаче актовых книг и метрических книг и справочно — поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 5).
Описи подлежат утверждению председателем экспертно — проверочной комиссии архивного органа субъекта Российской Федерации.
Опись составляется в четырех экземплярах, акт — в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
На передачу в государственный архив метрических книг составляется отдельная опись.
Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.
13. Для передачи и приема актовых книг и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГСа, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.
Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
14. Актовые книги и метрические книги передаются и принимаются поединично.
15. Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.
16. При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Это интересно:  Как вернуть подаренную долю в квартире

Приказ Росархива и Минюста РФ от 2 августа 1999 г. N 38/230 «Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»

Приказ Росархива и Минюста РФ от 2 августа 1999 г. N 38/230
«Об утверждении Правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг»

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 6 июля 1998 г. N 709 «О мерах по реализации Федерального закона «Об актах гражданского состояния» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 28, ст.3359) приказываем:

1. Утвердить прилагаемые Правила передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.

2. Не применять на территории Российской Федерации раздел II Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах ЗАГСа, а также порядка передачи этих книг в государственный архив на хранение, утвержденных Министерством юстиции СССР 27 февраля 1978 г. N K-3-120.

3. Настоящий приказ довести до руководителей органов записи актов гражданского состояния и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Руководитель Федеральной архивной службы России

Министр юстиции Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 14 сентября 1999 г.

Регистрационный N 1893

Правила
передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг
(утв. приказом Росархива и Минюста РФ от 2 августа 1999 г. N 38/230)

1. Настоящие Правила устанавливают порядок передачи органами записи актов гражданского состояния в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния (далее — актовые книги), собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг, составленных до образования или восстановления органов записи актов гражданского состояния (далее — метрические книги).

2. Актовые книги и метрические книги относятся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации.

3. Актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрические книги по истечении семидесяти пяти лет со дня составления записей актов гражданского состояния и метрических записей передаются органами записи актов гражданского состояния (далее — органы ЗАГСа) на постоянное хранение в государственные архивы.

В соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ (в редакции Федерального закона от 29 апреля 2002 г. N 44-ФЗ) срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния составляет сто лет

4. Течение срока хранения актовых книг и метрических книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления записей актов гражданского состояния и метрических записей, и оканчивается 31 декабря последнего (семьдесят пятого) года их хранения.

Течение срока хранения объединенных актовых книг в органах ЗАГСа начинается с года, следующего за годом составления последних из вошедших в актовую книгу записей актов гражданского состояния.

5. Орган ЗАГСа, в котором хранятся актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении срока их хранения передает актовые книги в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации, на территории которого данные записи актов гражданского состояния были составлены, в целях проведения сверки актовых книг, подлежащих передаче в государственный архив, с актовыми книгами, собранными из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами передаются справочно-поисковые материалы к ним.

Передача актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним оформляется актом (приложение N 1), который заверяется подписями руководителей органов ЗАГСа, передающего и принимающего документы, и печатями.

6. Сверку актовых книг проводит орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации.

Сверка производится путем сличения первого и второго экземпляров каждой записи акта гражданского состояния.

7. В случае если первый экземпляр записи акта гражданского состояния не содержит исправлений и изменений, внесенных в запись акта гражданского состояния в случаях, предусмотренных законодательством, и имеющихся во втором экземпляре записи акта гражданского состояния, в первый экземпляр записи акта гражданского состояния вносятся соответствующие исправления и изменения.

Запись о внесении исправлений или изменений в этом случае должна содержать помимо реквизитов документа, на основании которого они были внесены, также указание на то, что исправления или изменения внесены в первый экземпляр в соответствии со вторым экземпляром записи акта гражданского состояния. Запись о внесении исправлений или изменений заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.

8. В случае если в актовых книгах, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, не достает записей актов гражданского состояния либо они повреждены (повреждение бланка, утрата текста), эти актовые книги расшиваются, дополняются недостающими записями актов гражданского состояния, поврежденные записи актов гражданского состояния заменяются в них записями актов гражданского состояния лучшей сохранности. Необходимые для дополнения и замены записи актов гражданского состояния изымаются из актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния.

9. Ha листе, содержащем заверительную надпись о количестве прошитых, пронумерованных и скрепленных печатью листов в актовой книге, производится отметка о проведении сверки (приложение N 2), которая заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью. Возможно произведение указанной отметки путем проставления соответствующего штампа.

В случае если актовая книга расшивалась с целью дополнения недостающими записями актов гражданского состояния, замены в ней поврежденных записей актов гражданского состояния, она снова прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации и печатью.

Отметка о проведении сверки в таком случае должна содержать сведения о дополнении актовой книги недостающими записями актов гражданского состояния и замене в ней поврежденных записей актов гражданского состояния (приложение N 3) и может быть произведена путем проставления соответствующего штампа.

10. Актовые книги, собранные из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, а также поврежденные первые экземпляры записей актов гражданского состояния, которые были заменены, уничтожаются органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации, о чем составляется соответствующий акт, который заверяется подписью руководителя органа ЗАГСа и печатью.

Уничтожение производится путем сожжения либо измельчения. При уничтожении путем измельчения бумажная масса направляется для утилизации. He допускается утилизация актовых книг и записей актов гражданского состояния в целом виде.

11. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации производит передачу актовых книг и метрических книг в государственный архив соответствующего субъекта Российской Федерации.

Вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив передаются справочно-поисковые материалы к ним.

12. Орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации составляет описи передаваемых в государственный архив актовых книг и метрических книг (приложения N 4, 4a), a также акт о передаче актовых книг и метрических книг и справочно-поисковых материалов к ним на постоянное хранение в государственный архив (приложение N 5).

Описи подлежат утверждению председателем экспертно-проверочной комиссии архивного органа субъекта Российской Федерации.

Опись составляется в четырех экземплярах, акт — в двух экземплярах. Три экземпляра описи и один экземпляр акта передаются вместе с актовыми книгами и метрическими книгами в государственный архив, один экземпляр описи и один экземпляр акта остаются в органе ЗАГСа субъекта Российской Федерации.

На передачу в государственный архив метрических книг составляется отдельная опись.

Возможно составление отдельной описи передаваемых в государственный архив актовых книг, собранных из записей актов гражданского состояния одного типа.

13. Для передачи и приема актовых книг и метрических книг создается комиссия в составе не менее трех человек из представителей органа ЗАГСа, в котором хранились актовые книги, собранные из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, органа ЗАГСа субъекта Российской Федерации, который осуществляет передачу в государственный архив актовых книг и метрических книг, и государственного архива.

Комиссией проводится проверка физического и санитарного состояния актовых книг и метрических книг. Выявленные недостатки подлежат устранению (дезинфекция, дезинсекция, обеспыливание, реставрация и т.д.). Устранение недостатков осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.

14. Актовые книги и метрические книги передаются и принимаются поединично.

15. Доставка актовых и метрических книг в государственный архив осуществляется органом ЗАГСа субъекта Российской Федерации.

16. При обращении граждан по вопросу выдачи повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях, когда записи актов гражданского состояния переданы на хранение в государственный архив, орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации запрашивает из государственного архива копию соответствующей записи акта гражданского состояния либо архивную справку, на основании которой гражданину выдается повторное свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

См. данную форму в редакторе MS-Word

Формат 210 х 297 (мм)

Акт
о передаче актовых книг и справочно-поисковых материалов к ним в орган ЗАГСа субъекта Российской Федерации

Форум ЯрИРО

Документы ЗАГС (общая тема)

Евгений Воронин 13 ноя 2008

Хочу поделиться с уважаемыми форумчанами о моём опыте работы с документами ЗАГС в читальном зале ГАЯО.
Приведу содержание Актовых записей волостных исполнительных комитетов за 1918 и 1921 годы с комментариями.

Страница Актовой записи о родившемся.

Книга записей родившихся за 1919 год
N-ого отдела записи браков, рождений и смертей
N-ой волости, Ярославского уезда, Ярославской губернии.
На основании декрета Совета Народных Комиссаров от 18 декабря 1917 года.

Акт о рождении № __

Номер рождённых по порядкуграфа разделена на муж. и жен., имеет только статистическую значимость, иногда указывают, какой ребёнок по счёту в семье;
Время рожденияграфа разделена на муж. и жен., указано число, месяц, год, иногда время и место рождения;
Имя и фамилия ребёнка;
Имя, отчество, фамилия и род занятия родителейиногда дополнительно указано их место проживания и возраст;
Постоянное место жительстване всегда совпадает с местом рождения, на что стоит обращать внимание;
Особые примечанияиногда имеются записи о выдаче паспорта, подклеены справки о выдаче паспорта;

Подпись свидетелей: ___
Подпись родителей и лиц, заменяющих и место: ___
Председатель отдела ___
Секретарь ___

Страница Актовой записи об умершем.

Книга записей умерших за 1919 год
N-ого отдела записи браков, рождений и смертей
N-ой волости, Ярославского уезда, Ярославской губернии.
На основании декрета Совета Народных Комиссаров от 18 декабря 1917 года.

Акт о смерти № __

Номер умерших по порядкуграфа разделена на муж. и жен., имеет только статистическую значимость;
Время смертиграфа разделена на муж. и жен., указано число, месяц, год, иногда и место смерти;
Имя, отчество, фамилия и род занятия умершегодополнительно указан возраст или дата рождения, место жительство;
Причина смерти;
Где погребён;

Это интересно:  Магазин отказывается совершить обмен товара

Сообщил о смерти: ___ записано, кто, откуда, иногда кем приходится умершему, иногда имеется подпись
Председатель отдела ___
Секретарь ___

Страница Актовой записи о браке.

Книга записей браков за 1919 год
N-ого отдела записи браков, рождений и смертей
N-ой волости, Ярославского уезда, Ярославской губернии.
На основании декрета Совета Народных Комиссаров от 18 декабря 1917 года.

Акт о браке № __

№ брака по порядку
Когда брак заключён день / месяц
Звание, имя, отчество, фамилия и род занятий жениха и невестыплюс указано, который по счёту брак;
Возраст жениха / невестынаписан либо возраст, либо дата рождения;
Постоянное место жительствауказано селение, иногда волость, уезд и губерния;
Особые примечанияиногда указан выданного позже свидетельства о браке;

Фамилия, которой желают именоваться брачующиеся «___»

Заявляем о добровольным вступлении в брак и отсутствии законных к тому препятствий.
Подпись жениха:
___ иногда подпись другого человека по неграмотности жениха
Подпись невесты: ___ иногда подпись другого человека по неграмотности невесты
Брак заключён в присутствии нашем
Председатель отдела
___
Секретарь ___

Евгений Воронин 13 ноя 2008

Лист Актовой записи о родившемся.

Отдел записи актов гражданского состояния
при N-ском волостном исполнительном комитете 1921 года

Запись
о рождении

Номерграфа разделена на общ., муж. и жен.;
Число и месяц совершения записибудьте внимательны — не совпадает с датой рождения, указанной ниже;
Пол ребёнка;
Фамилия и имя ребёнка;
Число, месяц, год рождения;
Место рождения;
Фамилия и имя отца и материминус — не записывали отчество, иногда фамилии родителей разные;
Их возрастродителей, иногда указывают год рождения;
Постоянное место жительстване всегда совпадает с местом рождения, на что стоит обращать внимание;

Род занятийродителей или отца;
Который ребёнок по счётууказано, какой по общему числу родившихся и какой из выживших;
Кем сделано заявление о рождении ребёнкаФИО и место жительства заявителя; м/б отец, мать, родственник. ;
Особые примечанияиногда имеются записи о выдаче паспорта, выдаче свидетельства;
Подписи заявителейни разу не видел. чтоб было заполнено;
Подписи должностных лиц, совершивших записьчасто тоже пустует.

Лист Актовой записи об умершем.

Отдел записи актов гражданского состояния
при N-ском волостном исполнительном комитете 1921 года

Запись
о смерти

№ записи общ. / для муж пола / для жен. полавторая и третья графа обычно пустуют;
Число и месяц совершения записибудьте внимательны — не совпадает с датой смерти, указанной ниже;
Пол умершего;
Фамилия и имя умершего;
Число, месяц, год смерти;
Место смерти (губерния, уезд, город, волость, селение)обычно только селение или город;
Постоянное место жительства;
Род занятий умершего;

Семейное положение умершего для муж. / для жен.часто пустует;
Причина смерти;
Фамилия, имя и подробный адрес врача, выдавшего свидетельство о смерти, а также № свидетельства — часто пустует или только фамилия врача;
Кем сделано заявление о смертиФИО и место жительства заявителя;
Место погребение;
Особые примечанияиногда имеются записи о выдаче свидетельства;
Подписи заявителейчасто пустует;
Подписи должностных лиц, совершивших записьчасто пустует.

Andko 13 ноя 2008

Евгений Воронин 13 ноя 2008

Это то, что я видел. Остальное — смотрите фонды и описи с рядом расположенными номерами.
Тут могут дополнить Даша, Нина Обнорская — они работали с этими фондами.

Darya V 14 ноя 2008

Пишу дела, какие смотрела по г. Ярославлю.
Своих нашла очень мало. Видимо, предполагаемые события как-то не пришлись на эти годы.

ГАЯО. Ф. Р-1013.

Оп. 2.
Д. 1. Алфавитный указатель родившихся. 1918 г. (24 л.)
Д. 2. Книга записи актов о рождении. 1918 г. (116 л.)
Д. 3. Алфавитный указатель родившихся. 1919 г. (44 л.)
Дд. 4, 5. Книги записи актов о рождении. 1919 г.
Д. 6. Алфавитный указатель родившихся. 1920 г.
Дд. 7, 8. Книги записи актов о рождении. 1920 г.
Д. 9. Алфавитный указатель родившихся. 1921 г.
Дд. 10-14. Книги записи актов о рождении. 1921 г.
Д. 15. Алфавитный указатель родившихся. 1922 г.
Дд. 16, 17. Книги записи актов о рождении. 1922 г.
Д. 18. Алфавитный указатель родившихся. 1923 г.
Дд. 19-24. Книги записи актов о рождении. 1923 г.
Д. 25. Алфавитный указатель родившихся. 1924 г.
Дд. 26-29. Книги записи актов о рождении. 1924 г.
Д. 30. Алфавитный указатель родившихся. 1925 г.

Оп. 3.
Д. 1. Алфавит записей о смерти. 1918 г. (26 л.)
Д. 2. Книга записи смертей. 1918 г.
Д. 3. Алфавит записей о смерти. 1919 г. (46 л.)
Дд. 4, 5. Книги записи смертей. 1919 г.
Дд. 6-11а. Книги записи смертей. 1920 г.
Д. 12. Алфавит записей о смерти. 1921 г. (77 л.)
Дд. 13-16. Книги записи смертей. 1921 г.
Д. 17. Алфавит записей о смерти. 1922 г. (55 л.)
Дд. 18-20. Книги записи смертей. 1922 г.
Д. 21. Алфавит записей о смерти. 1923 г. (40 л.)
Д. 22, 23. Книги записи смертей. 1923 г.
Д. 24. Алфавит записей о смерти. 1924 г. (39 л.)
Д. 25, 26. Книги записи смертей. 1924 г.

Архивы ЗАГС

Статья опубликована 17 июля 2012

Одним из наиболее интересных и самых достоверных источников генеалогической и биографической информации советского времени являются архивы ЗАГС управлений ЗАГС районов (муниципальных образований), городов, краёв и областей Российской Федерации.

Вместе с тем следует понимать, однако, что, согласно действующему законодательству нашей страны, доступ к информации, хранящейся в архивах ЗАГС, для «простых смертных» закрыт. Архивные справки, касающиеся вопросов актов гражданского состояния и дубликаты свидетельств установленной формы (о рождении, бракосочетании, смерти, усыновлении и т. д.), выдаются архивами ЗАГС по письменным обращениям (заявлениям) граждан только после документального подтверждения родства с лицом или группой лиц, в отношении которых такие справки запрашиваются. Да и то только при предъявлении квитанции Сбербанка, свидетельствующей об оплате государственной пошлины в размере 100 рублей за архивную справку и 200 рублей за дубликат или повторное свидетельство. Понятно, что одного общегражданского паспорта или свидетельства о рождении для доказательства родства будет, мягко говоря, недостаточно. В дополнение к этим двум документам заявителю понадобится целый ворох различных архивных справок генеалогического характера (т. е. о происхождении и именах предков), предварительно собранных по областным архивам.

Вместе с тем, следует понимать, что в ряде архивов ЗАГС по месту жительства заявителя (куда обычно пересылаются архивные справки и дубликаты свидетельств) в выдаче запрашиваемых справок может быть отказано, в особенности, если речь идёт о дальнем родстве (не по прямой линии) – например, о троюродном и ещё более дальнем родстве. Могут вам отказать и в случае, если речь идёт о родстве более близком, но какое-то звено в цепи доказательства родства по независящим от заявителя обстоятельствам отсутствует. Или если в исходной записи книги записи актов гражданского состояния 1920-х – 1930-х гг. того или иного отдела ЗАГС содержит явные ошибки. Например, если вместо имени «Феодосия» в указанную книгу была вписана простонародная форма этого имени «Федосья» и проч. Эти решения принимаются сотрудниками ЗАГС самостоятельно.

Следует также понимать, что ни при каких обстоятельствах заявитель не будет ознакомлен с содержанием самой записи акта гражданского состояния, ксерокопия которой обычно, при пересылке, сопровождает архивную справку или дубликат свидетельства. В таких записях имеются паспортные и иные данные лиц, в отношении которых составлена та или иная запись, а в случае, если речь идёт о записи о смерти, в неё включали данные о причине смерти (болезнь, несчастный случай и т. д.). Последнее, впрочем, включается, но, увы, не всегда, в архивную справку о смерти формы № 34, в графу «Иные сведения». К слову сказать, ныне действующие формы архивных справок, высылаемых или предоставляемых архивами ЗАГС, были установлены (в смысле утверждены) постановлением Правительства Российской Федерации № 1274 от 31 октября 1998 г. А их нумерация распределяется следующим образом: форма № 24 – справка о рождении, № 27 – о бракосочетании, № 34 – о смерти.

В заключение несколько слов по вопросу о проблемах поиска записей актов гражданского состояния 1920-х – 1940-х гг. Такой поиск может быть чрезвычайно затруднён в случае, если речь идёт о книгах записи актов гражданского состояния, которые велись в сельских советах. Ряд книг ЗАГС этого времени, увы, до наших дней не сохранился по довольно прозаической причине – в результате пожаров. Так, по имеющимся у нас сведениям, в 1990-х гг., в результате очагового пожара, пострадал архив ЗАГС Первомайского района Тамбовской области, в это же время сгорел архив Афанасовского сельского совета Корочанского района Белгородской области и т. д.

В случае, если такой пожар действительно «имел место быть», заявителю должно быть предоставлено извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния ныне действующей формы № 35, также утверждённой Правительством РФ в октябре 1998 г. Кстати сказать, во всех вышеперечисленных случаях справки и извещения скрепляются печатью и подписью руководителя органа ЗАГС, выдавшего такую справку или извещение. В последнем случае, опять-таки согласно действующему законодательству, актовая запись может быть восстановлена через суд или на основании каких-либо косвенных (документально зафиксированных) данных. То же касается книг, утраченных во время Великой Отечественной войны, если тот или иной орган ЗАГС находился на временно оккупированной территории (европейская часть бывшего РСФСР). И последнее. Срок хранения книг ЗАГС в местных органах (областных архивах) ЗАГС установлен законом в 75 лет, а по истечении такового срока эти книги передаются на хранение в областные архивы.

Статья написана по материалам сайтов: www.grandars.ru, archive.astrobl.ru, base.garant.ru, forum.yar-genealogy.ru, arc.familyspace.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector