+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Управляющая компания ЖКХ: структура отделов, штат, организационная схема должностей, должностные инструкции сотрудников и персонала

Управляющие компании, которые функционируют в сфере жилищно-коммунального хозяйства, являются юридическими лицами.

Поэтому на них распространяется множество требований, связанных, в том числе, с наличием официально закрепленной организационной структуры и штатного расписания.

Стоит рассмотреть, какие предъявляются требования к структуре УК и что она в себя включает. Кто и каким образом осуществляет делопроизводство и за что отвечают сотрудники УК, согласно своим должностным инструкциям?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — просто позвоните, это быстро и бесплатно !

Содержание

Организационная структура управляющей компании в сфере ЖКХ

Структура управляющей компании ЖКХ, ее схема и наличие в ней тех или иных подразделений и должностей зависит от размера самой компании и количества домов, которые находятся под ее управлением.

Стоит рассмотреть обобщенную, типовую модель организационной структуры, которая может меняться и корректироваться в зависимости от конкретной ситуации.

Руководство отведено директору управляющей компании, однако эта должность может носить и другое название (например, управляющий УК). В его обязанности входит множество действий, связанных с организацией эффективной работы компании.

В этом случае на каждом участке предусмотрена своя диспетчерская и аварийная служба, что позволяет решать возникающие проблемы локально.

К основным направлениям работы начальника участка относятся:

  • взаимодействие с собственниками жилья, которое находится на закрепленной за ним территории;
  • контроль за соблюдением правил и норм техники безопасности и охраны труда;
  • организация на участке обслуживающих и ремонтных работ;
  • взаимодействие с государственными и контрольными органами;
  • контроль за работой персонала управляющей компании, прикрепленного к участку.

Что касается директора, то он в этом случае руководит в целом работой предприятия и распределяет выполнение функций по различным отделам и должностям. Функции начальника участка во многом схожи с обязанностями директора УК, но распределены более локально и детально прописаны в его должностной инструкции.

Конкретные обязанности каждого работника должны быть закреплены в их должностных инструкциях. Все рабочие места и должности, которые имеются в управляющей компании ЖКХ, закреплены в специальном документе – штатном расписании. Его наличие обязательно для любой УК.

Помимо количества рабочих мест, в штатном расписании также указываются тарифные ставки, надбавки и оклады, предусмотренные для каждой должности.

Типовая организационная структура УК является функциональной, то есть в ней предусмотрено наличие нескольких подразделений, выполняющих свои обобщенные функции. Стоит рассмотреть более подробно эти функции, а также подразделения и должности, которыми они реализуются.

Технический контроль

Важным направлением работы каждой управляющей компании является технический контроль и надзор за состоянием жилищного фонда, который включает в себя:

Анализ, планирование и организацию работ по техническому обслуживанию домов.

Планирование и проведение ремонтных работ.

Прием и регистрацию заявок жильцов дома (например, по вопросам организации ремонта).

Контроль за объемом и качеством поставляемых коммунальных услуг.

Разработку и ведение технической документации.

Называться такое подразделение может по-разному: например, технический отдел или отдел технического надзора. Возглавляет его замдиректора по производству или главный инженер.

Штат УК, обслуживающий жильцов

Штат управляющей компании ЖКХ может включать себя различные должности — все зависит от ее величины и количества МКД, которые она обслуживает. Есть определенные должности, которые обязательно должны присутствовать в штате УК, если она планирует предоставлять качественные услуги.

Далее мы рассмотрим самых необходимых для УК кадров и краткие должностные инструкции, которыми они руководствуются в своей работе.

Диспетчер принимает заявки от жильцов домов, которые находятся под управлением УК, и передает их на рассмотрение в другие структурные подразделения. Кроме этого, согласно должностной инструкции, диспетчер УК обязан выполнять следующие действия:

предоставлять консультацию жильцам относительно обслуживания их дома;

принимать наряды и акты выполненных работ, которые подтверждают, что заявки жильцов выполнены;

контролировать график подачи тепла;

заниматься обработкой и сбором информации от жильцов и при необходимости, передавать ее в аварийные службы.

Диспетчер несет ответственность за невыполнение обязанностей, указанных в его должностной инструкции.

Этот сотрудник УК должен следить за работой и исправностью систем тепло- и водоснабжения, а также принимать необходимые меры по предотвращению поломок или их устранению.

Он может подавать на рассмотрение руководству УК предложения по улучшению рабочего процесса и требовать для себя комфортных условий труда. Как и любой сотрудник УК, сантехник несет ответственность за нарушение приказов руководства, несоблюдение дисциплины и невыполнение своих обязанностей, регламентированных должностной инструкцией.

Его главной задачей является контроль за работой электросетей и устранение каких-либо поломок или неполадок в ее функционировании.

Согласно должностной инструкции, обязанности электрика УК заключаются в следующем:

  • производит ремонт и необходимое обслуживание электрического оборудования;
  • занимается обнаружением незаконных подключений к электрощиткам в МКД, проверяет целостность пломб;
  • проводит работу по обслуживанию и проверке электрооборудования с целью предотвращения аварийных ситуаций
  • по индивидуальным заявкам жильцов, проводит проверку электрооборудования в их квартире;
  • ведет в рабочем журнале подробные записи о проделанной работе.

Человек, занимающий эту должность в УК, несет ответственность за невыполнение обязанностей, регламентированных должностной инструкцией. Также он будет отвечать за все правонарушения, которые могут возникнуть в результате его трудовой деятельности.

Он следит за чистотой придомовой территории того участка, который закреплен за ним. Согласно должностной инструкции, дворник должен не только убирать. Человек в этой должности обязан:

  • иметь навык использования инструментов противопожарной безопасности;
  • знать размер и особенности территории, которую он обслуживает;
  • знать телефоны всех аварийных служб.

Финансовое обеспечение

Второе важное и обширное направление работы УК – это финансово-экономическая деятельность, которая реализуется путем выполнения таких задач:

  1. Анализ финансовой деятельности УК и контроль за ее результатами.
  2. Расчет себестоимости услуг, оказанных клиентам (то есть жильцам многоквартирных домов) и определение размера платежей за эти услуги.
  3. Работа с должниками и прием заявок граждан по вопросам начисления оплаты.
  4. Перечисление средств в счет оплаты коммунальных услуг их поставщикам.
  5. Расчет заработной платы сотрудников компании.
  6. Привлечение инвестиций и определение средств, необходимых для проведения ремонтных работ.
  7. Открытие и ведение лицевых счетов жильцов.

Его главой является финансовый (коммерческий) директор или главный бухгалтер. Кроме этого, в состав управляющей компании ЖКХ могут быть включены такие должности:

  • экономист – проводит расчеты по объемам ресурсопотребления и установлению стоимости тех или иных услуг, которые оказывает населению УК;
  • бухгалтер – ведет бухгалтерский учет на предприятии, подготавливает к сдаче необходимую документацию и передает ее в налоговые органы.

Помните, что это лишь примерный штат. Объем функций, которые выполняются в данном отделе, достаточно обширен, а их роль очень важна, ведь правильные расчеты тарифов и услуг являются залогом получения прибыли компанией и удовлетворенности жильцов.

Правовая деятельность

Последнее важное направление работы УК – это договорно-правовая деятельность, основными заданиями которой являются:

  1. Разработка, подготовка и юридическое оформление договоров по различным направлениям деятельности (поставка ЖКУ, аренда), их проверка на соответствие действующему законодательству.
  2. Ведение претензионной и исковой работы, представительство в судах и официальных органах государственной власти.
  3. Рассмотрение и подготовка ответов на жалобы жильцов.
  4. Разработка и проверка на соответствие действующему законодательству внутренней документации УК.
  5. Оказание консультационной помощи (как жильцам, так и сотрудникам компании).

Этот отдел чаще всего носит название юридического или правового. Его наличие предусмотрено далеко не всегда – в большинстве случаев УК заключает договор со сторонней юридической компанией на оказание подобных услуг.

Ведение делопроизводства в УК

Правильное оформление документации – важная часть работы каждого предприятия, и УК не является исключением. Поскольку объем документооборота в компании обычно большие, заниматься этим должен квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующее образование и опыт работы в этой сфере.

Отвечать за делопроизводство УК могут сотрудники в таких должностях:

  • секретарь;
  • делопроизводитель;
  • деловод;
  • помощник директора;
  • администратор.

Независимо от названия должности, функции у данного работника будут схожими:

  1. Прием и регистрация входящей корреспонденции.
  2. Оформление и регистрация исходящих документов.
  3. Ведение текущей документации компании (например, различных журналов).
  4. Подготовка документов к сдаче в архив.
  5. Прием и регистрация заявок граждан.
  6. Ведение деловой переписки и телефонных разговоров.
  7. Подготовка и оформление внутренней документации компании.

Если УК небольших размеров, часть этих функций может быть возложена на других сотрудников компании: диспетчера, паспортиста.

Часть функций по осуществлению делопроизводства в УК может быть передана и начальнику абонентского отдела, который занимается следующим:

  • отвечает за заключение договоров между УК и жильцами МКД;
  • контролирует корректность начисления платежей;
  • назначает контролеров на вверенный ему участок;
  • следит за задолженностями жильцов перед УК, при необходимости — готовит документы для взыскания с них дебиторской задолженности;
  • подготавливает отчетность по работе своего отдела.

Оформление документации в УК должно осуществляться с учетом всех установленных требований и нормативов.

Примерами специфических документов, которые оформляются в управляющих компаниях, могут быть:

  1. Заявление в УК (может предоставляться жильцами в различных целях).
  2. Отчет о проведенных расчетах с поставщиками и подрядчиками.
  3. Расчетно-платежный документ.
  4. Протокол общего собрания учредителей УК.
  5. Журналы регистрации выполненных работ и т.д.

Кроме этого, управляющая компания обязательно должна регистрировать все заявления и жалобы, поступившие от жильцов, а также о принятых для их устранения мерах.

Чаще всего эта информация фиксируется в специальных журналах, которые должны быть прошиты и пронумерованы в соответствии с установленными требованиями.

Для упрощения ведения делопроизводства в организации, нужно заранее позаботиться о подготовке шаблонов различных документов. Например, сделать готовые бланки, заявления и акты, которые в случае необходимости можно легко распечатать и быстро заполнить.

Отдел по работе с населением

Отдельным структурным подразделением УК является отдел по работе с населением, более привычное для граждан название которого – паспортный стол. В обязанности сотрудников паспортного стола входит:

  • Выдача или замена паспорта.
  • Подготовка и оформление документов, связанных с постановкой и снятием граждан с регистрации в определенной квартире (в том числе и первичная постановка на учет новорожденного ребенка).
  • Выдача жильцам на основании их заявок справок и других подтверждающих документов (например, выписок из домовой книги).
Это интересно:  Оплата ЖКХ онлайн 2019 - через Сбербанк

Паспортист оформляет все необходимые документы на основании обращений граждан, выдает их и ведет необходимую отчетность.

Организационная структура УК, как и любой другой компании, зависит от масштабов ее деятельности и многообразия выполняемых функций. Основными направлениями работы УК является техническая, финансовая и правовая.

При разработке организационной структуры конкретной компании нужно ориентироваться именно на эти направления, предусматривая наличие соответствующих должностей и отделов.

Составляем штатное расписание управляющей компании и решаем трудовые споры

Статьи по теме

Как и любая другая организация, управляющая компания содержит штат сотрудников. Чтобы организовывать эксплуатацию многоквартирных домов, требуются высококлассные специалисты в различных сферах хозяйствования. Наличие собственных штатных работников обязывает организацию утверждать штатное расписание. О том, какие особенности имеет штатное расписание управляющей компании, мы поговорим в нашей статье.

Для чего необходимо штатное расписание управляющей компании в ЖКХ

Любая управляющая организация проходит государственную регистрацию в качестве юридического лица, а это значит, что в дальнейшем к ней предъявляются те же самые требования, как и к любому другому юридическому лицу. Поэтому утверждение штатного расписания для управляющей компании также является обязательным требованием.

Начнем с того, что этот документ имеет важное организационное значение, ведь в него заносится вся информация о должностях, предусмотренных в организации, об их окладах, надбавках, сведения о принятых тарифных ставках. В штатном расписании также наглядно отображается организационная структура.

Ряд руководителей, которые создают свои управляющие компании, недоумевают, для чего им нужно штатное расписание. Но у этого документа на самом деле много полезных функций. С его помощью легко планировать расходы на оплату труда, соразмерно распределять затраты в соответствии со сложностью выполняемой работы и мерой ответственности. Для кадровой службы управляющей компании штатное расписание – документ № 1. То же самое можно сказать и в отношении товарищества собственников жилья.

Все средства, которые поступают от собственников в товарищество, управляющее домом, нужно израсходовать на важные и целевые статьи затрат. Оплата труда работников ТСЖ – одна из таких статей. Штатное расписание управляющей компании или ТСЖ помогает понять, какая часть средств уходит на зарплату персонала.

Еще одно назначение штатного расписания – своевременно обнаруживать незанятые ниши, вакантные должности. Имея перед глазами такой документ, всегда можно определить, каких сотрудников требуется принять в штат, какие объявления пора подавать в службу занятости и кадровые агентства.

В целом штатное расписание в управляющей компании в некоторой степени страхует руководство от возможных ошибок и просчетов. Составление этого документа, как правило, задача кадровых работников. В зависимости от объема работы это может быть единственный специалист по кадрам либо целый отдел.

Нельзя заключать трудовой договор по должности, которой нет в штатном расписании компании

На самом деле в Трудовом кодексе РФ не обозначено составление штатного расписания в качестве обязанности работодателя. Но очень сложно представить, как можно функционировать компании со штатом сотрудников в отсутствие такого организационного документа.

В первую очередь штатное расписание нужно для грамотного распределения сотрудников по разным структурным подразделениям, при этом важно удерживать общую численность работников на должном уровне.

Кроме того, штатное расписание позволяет произвести сокращение штата или сокращение численности персонала организации, а в некоторых случаях это бывает просто необходимо.

Ну и, в конце концов, при возникновении любого трудового спора штатное расписание – это тот документ, который суд затребует в обязательном порядке.

Любая проверка контролирующей инстанции на предмет соблюдения прав трудящихся не обойдется без предоставления штатного расписания. Инспектор захочет посмотреть, совпадают ли наименования должностей в документах с теми, что указаны в штатном расписании организации. Представителям вредных профессий обычно оказывается особое внимание.

Какую структуру имеет штатное расписание управляющей компании

По своей форме штатное расписание управляющей компании напоминает таблицу, каждая ячейка которой заполнена информацией о штатных единицах. Госкомстат в 2004 году утвердил единую форму для составления штатного расписания, назвав ее формой № Т-3.

Форма не подразумевает указания конкретных фамилий. Наименование должностей и предусмотренная по каждой должности оплата труда – вот что она содержит.

Штатное расписание управляющей компании или ТСЖ должно содержать такую информацию, как:

  1. кем и когда утверждено (дата и номер приказа);
  2. официальное наименование УК или ТСЖ в соответствии с учредительными документами;
  3. когда штатное расписание составлено и до какого момента действует;
  4. количество штатных единиц в организации;
  5. каждая имеющаяся в УК или ТСЖ должность и вознаграждение, предусмотренное для данной должности (оклады, надбавки, тарифные ставки).

Несмотря на то что данная унифицированная форма рекомендована государственным органом, никакой ответственности за ее неиспользование не предусмотрено. Поэтому каждая управляющая компания может модифицировать типовую форму штатного расписания по своему усмотрению. Более того, в штатное расписание при необходимости всегда допустимо внесение изменений.

Как мы уже сказали, в штатном расписании собрана вся официальная информация о сотрудниках организации. Но как именно будет сформирован штат управляющей компании в сфере ЖКХ, законом не регламентировано. По сути дела вся УК может состоять только из руководителя, а ТСЖ – из председателя товарищества. Конечно, создавать юридическое лицо одному-единственному участнику не имеет смысла. Но если такая ситуация сложилась, то единственный работник управляющей компании, заложенный в ее штатном расписании, будет выполнять функции:

  1. по руководству финансами;
  2. по экономическому планированию;
  3. по ведению бухучета и делопроизводства.

Разумеется, сделать все это самостоятельно он едва ли сможет. Поэтому вполне разумно предположить, что руководитель будет привлекать к работе компании сторонние организации, которые предоставляют услуги по юридическому, бухгалтерскому сопровождению. Но все-таки целесообразно предусмотреть в штатном расписании управляющей компании хотя бы такие должности:

Штатное расписание управляющей компании не лишено своих особенностей. В связи со спецификой работы в этом документе обычно фигурируют следующие сотрудники:

  1. диспетчер (оператор, который принимает заявки собственников и жильцов управляемых МКД и перенаправляет их в те службы, которые смогут оказать помощь в той или иной ситуации;
  2. специалист по обслуживанию электросетей (электрик), способный быстро и качественно решить проблему, связанную с неполадками в сфере энергообеспечения;
  3. уборщик технического участка, закрепленного за домом, а также дворовой территории;
  4. сантехник, способный оказать экстренную помощь при неполадках систем водо- и теплоснабжения, а также провести профилактические работы для исправного функционирования указанных выше систем.

Но это не исчерпывающий список. В управляющей компании штатным расписанием могут быть предусмотрены и другие профессии, составляющие технический отдел.

С помощью данного документа вы всегда увидите, какую сумму нужно заложить в бюджет организации на оплату труда, сколько вложений требует каждое подразделение в компании. При этом прогнозировать затраты можно как в масштабах одного месяца, квартала, так и целого календарного года.

Сначала готовится только эта форма с распределением сумм на оплату труда, в дальнейшем она утверждается, и только потом начинается набор сотрудников по каждой штатной единице. При оформлении работников издаются приказы с указанием должностей согласно штатному расписанию управляющей компании. Это люди, которые не просто подошли по своим способностям, квалификационному уровню и опыту, но и согласились с предложенной суммой вознаграждения.

В самом начале документа необходимо указать начальную и конечную даты его действия. Форма Т-3 предусматривает такую возможность. Несмотря на то что УК в лице своего руководителя вправе самостоятельно определить срок действия штатного расписания, как правило, штатный порядок составляется на срок, равный одному году. При этом разрабатывают и утверждают документ заранее (например, в декабре текущего года), чтобы с начала следующего года он уже вступил в действие.

Образец штатного расписания управляющей компании и этапы его составления

Для того чтобы составить указанный документ, нужно прежде всего выбрать структуру предприятия. Без представления о ней сложно определиться с необходимыми должностями и правильно рассредоточить фонд оплаты труда.

Структуру, как правило, разрабатывает экономист, если такая должность в организации существует. Оптимальным ее вариантом будет схема, созданная экономистом по труду, но мало где такой сотрудник присутствует в штате. В любом случае структуру должен разрабатывать не кадровый сотрудник, а экономист, в худшем случае — главный бухгалтер.

По вполне понятным причинам руководят разработкой структуры предприятия и штатного расписания обычно учредители УК, потому что эти документы составляются на начальном этапе, когда штат сотрудников еще не набран. Безусловно, все это можно корректировать и менять бесконечное количество раз. Поэтому в дальнейшем такие задачи могут быть поручены соответствующим специалистам — тем, которые заслуживают доверия руководителя и обладают необходимой компетенцией.

С управляющей компанией все ясно, но как быть со штатным расписанием товарищества собственников жилья, которое состоит из собственников помещений в МКД? Кто должен разработать и утвердить документ на начальном этапе? Это задача самих членов ТСЖ. Они решают этот вопрос на общем собрании, голосуя по каждому пункту. И тот вариант, к которому склоняется большинство голосов, считается принятым. Результаты голосования оформляются протоколом общего собрания. Для всех контролирующих органов и третьих лиц создается заверенная выписка из протокола, подтверждающая принятие штатного расписания в окончательной редакции.

Часть информации о персонале управляющей организации должна содержаться в ее уставе. К примеру, данные о том, каким образом принимается на работу председатель правления и что представляют собой руководящие органы, обязаны быть прописаны в нем. По закону председатель правления УК должен выбираться из равноправных членов правления путем голосования на общем собрании собственников помещений в МКД.

Как мы уже упоминали, штатное расписание должно не просто декларировать потребность в тех или иных должностях управляющей компании. Оно обязано содержать также и сведения об оплате труда. Это имеет огромное значение, ведь соискатель на должность хочет знать о том, какое вознаграждение его ожидает. Если же соответствующие цифры не будут прописаны в официальном документе, то у кандидата возникнет сомнение о том, справедливы ли предложенные ему условия. Возможно, другому человеку установили бы совершенно другую заработную плату. Таким образом, сведения о зарплате в штатном расписании управляющей компании являются гарантом отсутствия дискриминации.

Для оплаты труда сотрудников в организации создается специальный фонд, который выделяется из общего ресурса денежных средств, доступного организации. Штатное расписание управляющей компании, как правило, включает в себя аппарат управления и обслуживающий персонал.

Это интересно:  Как узнать задолженность у судебных приставов (ФССП)

Суммы, которые указываются в расписании в качестве оплаты труда сотрудников, берутся не наугад. Они подлежат тщательному расчету.

  1. В первую очередь организация берет во внимание сумму дохода за год.
  2. Далее определяется необходимое количество работников, без которых управляющая компания не сможет функционировать должным образом и выполнять взятые на себя обязательства.
  3. Из общей суммы дохода, предполагаемого к получению по итогам года, выделяется годовой фонд оплаты труда. Эта цифра должна быть разделена на 12 месяцев, чтобы получить предельную величину оплаты труда в месяц (месячный предел фонда).
  4. Исходя из месячного предела нужно распределить вознаграждения по должностям. При этом оплата труда должна соответствовать цифрам, принятым в регионе. При существенном отклонении найти хороших работников будет крайне сложно.

Пример расчета

Допустим, в ведении компании имеется примерно полмиллиона рублей в год на формирование фонда оплаты труда. Распределить его можно так.

  • Зарплата председателя правления – 9 тысяч рублей; бухгалтера – 8 тысяч, специалиста паспортного стола – 3,5 тысячи. Электрик как представитель обслуживающего персонала должен получать меньше, чем руководящий работник, его зарплата составит 3,5 тысячи, зарплата по таким трудоемким профессиям, как сантехник, уборщица и дворник, устанавливается в размере 6 тысяч рублей. Суммируем и получаем 42 тысячи рублей – ежемесячные затраты на оплату труда. Умножаем на 12 месяцев, получаем сумму в 504 тысячи рублей.
  • На зарплату председателя заложим 10 тысяч рублей, бухгалтера – 9 тысяч, а также исполнение обязанностей паспортиста за 2 тысячи рублей доплаты. Сократим зарплату электрика до 3 тысяч, а сантехника и уборщицы – до 5 тысяч, дворнику предусмотрим всего 4 тысячи рублей. В месяц сумма расходов составит 38 тысяч рублей, а в год – 456 тысяч. Налицо существенная экономия фонда оплаты труда.
  • Но можно предусмотреть и еще более экономный вариант. Установим 8 тысяч на зарплату председателя, 7,5 тысяч плюс доплату в 2 тысячи за исполнение обязанностей паспортиста – бухгалтеру. А обслуживающий персонал будет получать, как в предыдущем варианте. Следовательно, мы экономим не только на обслуживающих работниках, но и на аппарате управления. И годовая сумма затрат на зарплату уменьшается до 414 тысяч рублей.

Обычно такую экономию по фонду оплаты распределяют на доплаты.

В тех организациях, где зарплата сотрудникам установлена ниже минимального размера оплаты труда, соответственно должна быть уменьшена и продолжительность работы. Суммированный объем работы должен быть ниже норматива, чтобы оправдывать уменьшенную оплату труда.

Не всегда в штатном расписании указаны точный оклад или тарифная ставка. Многие руководители предпочитают устанавливать окладную «вилку», которая предусматривает минимальный и максимальный размеры оплаты труда по каждой должности. Такой вариант дает возможность работодателю определять разные должностные оклады сотрудникам, занимающим аналогичные должности, либо варьирует их положение доплатами и надбавками. Но данный подход – прямой путь к обвинению в дискриминации.

Теоретически доказать разницу в оплате труда можно, если аргументировать грамотно. Так, например, компания может обосновать, что квалификация работников существенно отличается либо объем работ неодинаков. В локальном нормативном акте должно быть прописано, что преимущества одного сотрудника перед другим по определенным параметрам дает ему право на более высокий оклад. К примеру, стаж работы по соответствующей специальности более пяти лет может стать основанием для выплаты надбавки в размере 2000 рублей, а наличие высшего образования – 2500 рублей. Если подобные условия не зафиксированы ни в одном локальном нормативном акте, то организация проиграет суд.

Заполняя штатное расписание, будьте внимательны:

  1. укажите наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами;
  2. предусмотрите срок действия штатного расписания.

После этих вводных данных идет табличная часть, которая содержит информацию о:

  1. подразделениях, из которых формируется структура организации, с указанием их кодов;
  2. должностях, работающих в каждом подразделении;
  3. размерах окладов по должностям.

На основании созданной таблицы несложно составить представление о затратах на оплату труда по итогам месяца, квартала, года.

Для оформления штатного расписания управляющей компании важно указывать должности и подразделения в правильном порядке:

  • сначала административный, управленческий персонал;
  • затем производственные должности и специальности;
  • и, наконец, обслуживающие должности.

Старайтесь грамотно присваивать наименования должностям. Руководствуйтесь справочниками профессий и должностей. В помощь вам будут:

  • федеральные и региональные законы и подзаконные акты;
  • Классификатор профессий (ОК 016-94);
  • перечень должностей, традиционно использующихся в организациях, обслуживающих МКД.

При расхождении наименования в трудовой книжке с общепринятым видом запись будет считаться недействительной.

Как изменить штатное расписание управляющей компании в сфере ЖКХ

Обычно штатное расписание в управляющих компаниях и других организациях утверждается ежегодно. Но это лишь рекомендованная продолжительность действия. В течение предусмотренного самим документом срока его можно также менять, вносить исправления. Они обязательны, если:

  • переименована организация;
  • переименована должность;
  • произошли изменения в структуре организации;
  • есть изменения в системе оплаты труда.

Чаще всего изменение штатного расписания связывают:

  • с изменениями в системе оплаты труда;
  • с введением или сокращением ставок.

Всякий раз, когда управляющая компания планирует изменить систему оплаты труда, ввести или сократить ставки, этот вопрос должен быть вынесен на обсуждение общего собрания собственников в многоквартирном доме, которым УК управляет. О проведении такого мероприятия владельцы должны быть оповещены заблаговременно.

Если же вопросы касаются только зарплаты сотрудников, то законом предусмотрен порядок их оповещения. Ознакомление фиксируется в соответствующем приказе об изменении оплаты труда.

В приказе отражают:

  1. указание на должность, по которой производятся изменения (она может ликвидироваться, вводиться);
  2. указание на должности, подлежащие сокращению;
  3. сведения обо всех предусмотренных выплатах по каждой штатной единице.

Когда приказ оформлен, подписан, работник с ним ознакомлен, из него делается выписка, которую следует приложить к штатке. Все установленные в приказном порядке изменения формируют дополнения к штатному расписанию. Если их накапливается слишком много, то это повод для принятия нового документа.

Все документы, которые имеют отношение к штатному расписанию, следует хранить вместе с ним. При любой проверке не придется заниматься долгими поисками.

К составлению расписания нужно подходить продуманно, ведь от того, насколько грамотно оно будет составлено, во многом зависит результат проверки контролирующих инстанций. Важно отразить в штатном расписании правильно произведенные расчеты оплаты труда, чтобы в дальнейшем не возникало конфликтных ситуаций с собственниками помещений в управляемом МКД.

Можно ли заново ввести должность в штатное расписание, если недавно она была сокращена

Трудовое законодательство не содержит запретов на введение в штатное расписание тех же должностей, которые были до этого сокращены. Равно как и не оговорен срок, в течение которого в новом штатном расписании снова могут возникнуть соответствующие сокращенные единицы. Но юридически будет несложно доказать, что имело место злоупотребление законом. Ведь, если те же должности вводятся снова, значит, для сокращения предыдущих не имелось оснований.

Суд, безусловно, встанет на сторону сокращенного работника, если обнаружит такие обстоятельства. Последствиями для работодателя будут обязанности по восстановлению сотрудника и по выплате ему компенсации за неполученный заработок в период вынужденного прогула.

Но чтобы обезопасить себя от проблем, связанных с сокращением штата и введением тех же должностей, лучше всего внести в штатное расписание должность не с точно таким же названием, а с другим. К примеру, раньше у вас в штате был юрисконсульт, а появился специалист по правовому обеспечению деятельности компании. Функционал тоже желательно изменить, чтобы у бывшего работника не имелось косвенных доказательств ущемления его прав.

Есть еще другой способ. Он применяется в отношении нужных управляющей компании сотрудников. Штатное расписание проходит утверждение до того, как работников начинают извещать о предстоящем увольнении по сокращению штата. До момента такого извещения вы можете вместо того, чтобы уволить своего юрисконсульта, оформить его переводом. Ведь по закону вы обязаны предложить сотруднику другую подходящую работу до его сокращения.

Подходящей считается любая вакантная должность, которую теоретически способен выполнить сотрудник по своему состоянию здоровья, с учетом его опыта работы и квалификации. Это может быть нижестоящая должность и работа, которая оплачивается меньше. Предложить альтернативные варианты работодатель может даже в день увольнения (ч. 1 ст. 180 ТК РФ).

Штатное расписание управляющей компании и система премирования в УК как инструмент мотивации

Многие управляющие компании заняты составлением штатного расписания на 2017 год в свете планирования средств, направляемых на оплату труда. Для того чтобы составить штатное расписание в рамках закона, не забывайте использовать следующие документы.

  1. Отраслевые тарифные соглашения в жилищно-коммунальном хозяйстве Российской Федерации на 2017–2019 годы.

Тарифное соглашение – двусторонний акт, заключенный между общероссийским профсоюзом работников и общероссийским отраслевым объединением работодателей, которые трудятся в отрасли жизнеобеспечения, направленный на регулирование минимальных тарифных ставок самого низкого разряда работников.

Организации жилищно-коммунального хозяйства

Минимальная месячная тарифная ставка рабочих первого разряда на 01.01.2017, руб.

Минимальная месячная тарифная ставка рабочих первого разряда на 01.01.2018, руб.

Минимальная месячная тарифная ставка рабочих первого разряда на 01.01.2019, руб.

1. Специализированные комбинаты радиационной безопасности «Радон»

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ, ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ, ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ

В настоящее время под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности. Можно сказать, что структура управления есть не что иное, как оптимальное распределение работы, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между членами коллектива организации.

Целью организационной структуры управления является обеспечение устойчивого развития социально-экономической системы посредством формирования, сохранения и совершенствования способов взаимосвязи и взаимодействия системы с внешней средой и внутреннего взаимодействия элементов системы.

Структура организации определяет не только распределение обязанностей в организации, но и стиль управления: административно-организационное управление — предполагает установление структуры организации и взаимосвязей, распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления; управление тесно связано с текущим планированием.

Под организационной структурой фирмы понимается ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационные структуры управления туристическими фирмами отличаются большим разнообразием и зависят от многих факторов. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры фирм (средняя, мелкая, крупная), профиль фирмы (специализация на одном конкретном направлении или нескольких направлений), и пр.

Это интересно:  Межевание земельного участка до 2019 года: новый закон

В соответствии с линейно-функциональной организационной структурой туристическое предприятие «Крым для тебя» имеет руководителя, который осуществляет общее руководство и разрабатывает стратегию предприятия, а также отделы посреднических операций, маркетинга и рекламы, бухгалтерию.

Управление предприятием осуществляют директор в форме издания решений (приказов, распоряжений, постановлений), которые являются обязательными для исполнения их директором предприятия.

Сейчас на туристическом предприятие «Крым для тебя» работают 14 сотрудников. Каждый сотрудник выполняет полномочия, утверждённые руководством предприятия и получает ежемесячно оклад в зависимости от занимаемой должности. На предприятии проводится реактивная кадровая политика. В процессе управления персоналом используется множество разнообразных способов, подходов и приёмов, позволяющих упорядочить, целенаправить и эффективно организовать и эффективно организовать выполнение функций, этапов, процедур и операций, необходимых для принятия решений.

Генеральный директор туристической фирмы заботится о выполнении плана реализации своего продукта, своевременном финансировании и выплат, подготовке кадров и повышении их классификации, а так же неукоснительном выполнении планов, поставленных им перед подчиненными. Вырабатывает стратегию организации и следит за её достижением подчиненными.

Генеральному директору подчиняется зам. генерального директора ему в свою очередь главный бухгалтер, управляющий по работе с клиентами, специалист визовой поддержки и юрист; главному бухгалтеру подчиняется бухгалтер, управляющему по работе с клиентами, ему в свою очередь — менеджеры, секретарь, курьер.

В штате имеется менеджер, который выполняет функции управляющего в его отсутствия, а так же осуществляет непосредственное выполнение основных задач стоящих перед руководством:

1. Организует сотрудников к способности совместно действовать.

2. Придает усилиям сотрудников эффективность и сглаживает присущие им слабости.

3. Сплачивает сотрудников вокруг общей цели (стратегии предприятия).

4. Создает атмосферу самоудовлетворения от своей деятельности, а так же значимость своего участия в достижении общих целей.

5. Улучшает профессиональную подготовку сотрудников, создает возможность для карьерного роста.

Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера. Назначение работника на должность, его увольнение, а так же изменение условий труда производится приказом директора. Менеджер подчиняется непосредственно управляющему туристического агентства. На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее или среднее специально образование. Менеджер должен обладать знаниями:

— технологии организации продаж путевок;

— основ управления персоналом;

— форм и методов профессионального обучения;

— организационной структуры компании, профиля, специализации и перспектив ее развития, кадровой политики и стратегии предприятия.

Менеджер должен обладать навыками:

— профессионального составления индивидуальных операционных планов и отчетной документации;

— организация и проведения различных форм обучения;

Следующим и замыкающим уровнем, является рабочий состав, состоящий из трех человек, который непосредственно выполняет все планы поставленные организацией и может меняться в зависимости от объемов реализации продукта (заключение договор) в сторону уменьшения или увеличение соответственно. Их функции достаточно широко предоставлены их должностными обязанностями.

1. Поиск клиентов

2. Ведение переговоров с клиентами

3. Прием заказов от клиентов

4. Заключение договор с клиентами

5. Дальнейшее ведение заказа до момента выполнения

Сотрудники данного подразделения дают основной результат деятельности всей фирмы. Задача управляющего и менеджера заключается в том, что бы организовать и уметь управлять имеющимся контингентом персонала и добиваться достижения поставленных целей.

Процесс принятия на работу осуществляется по такой схеме:

1. Планирование трудовых ресурсов.

2. Привлечение кандидатов для отбора будущих сотрудников.

3. Отбор работников.

4. Зачисление на работу.

Главной целью подбора персонала является создание резерва кандидатов на все рабочие места с учётом текущих и будущих кадровых изменений, увольнений, перемещений, выхода на пенсию, окончание срока контракта, изменение направлений и характера деятельности организации.

Осуществляя отбор, служба персонала должна руководствоваться оптимальной численностью персонала. Не должно быть как недостатка, так и излишка работников.

Задание службы персонала заключается в осуществлении контроля над соответствием кадрового состава организации производственным заданиям.

Процедура увольнения персонала.

В законодательстве понятие увольнения означает прекращение трудовых отношений как по инициативе сторон трудового договора (контракта), так и по требованию третей стороны.

Прекращение трудового договора (контракта) может происходить при таких обстоятельствах:

— окончание срока трудового договора;

— призыв сотрудника на военную службу, направление на альтернативную службу;

— разрыв трудового договора (контракта) по инициативе работника или собственника имущества предприятия;

— перевод работника, по его согласию, на другую работу или поступление на избирательную должность;

— отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с предприятием;

— отказ от работы в связи с изменениями условий труда;

— причины, которые предусмотрены в контракте.

Переподготовка и повышение квалификации специалистов осуществляется в высших специальных учебных заведениях на факультетах, отделениях, курсах, предприятиях, в научно-исследовательских учреждениях. Широко используются такие мероприятия, как проведение семинаров, конференций, симпозиумов на национальном и международном уровнях, стажировки и учебы специалистов за границей.

Руководство турфирмы «Крым для тебя» разработало должностные инструкции, в которых указываются обязанности и права персонала. Отдельно составляются положение о правилах поведения работников. Например, персонал не имеет права в присутствии посетителей вести личные разговоры, принимать пищу или напитки; персонал должен сводить к минимуму ожидание посетителей, обслуживание посетителей должно быть первоочередным по отношению к другим служебным обязанностям. Эффективность туристской деятельности в современных условиях жесткой конкуренции на рынке туристских услуг в решающей мере зависит от системы менеджмента и профессионализма персонала туристской фирмы, что обусловлено сложностью структуры и механизма взаимодействия менеджера и клиента.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров

Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.

Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.

Образец типовой должностной инструкции специалиста отдела кадров

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Специалист отдела кадров должен знать:

  • кадровую политику организации;
  • организационно-штатную структуру учреждения;
  • методы подбора, оценки кадров;
  • основы гражданского, трудового законодательства РФ;
  • условия на рынке труда;
  • правила заключения и оформления договоров;
  • нормы делового этикета и общения;
  • основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
  • правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
  • правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
  • отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
  • законодательными актами РФ;
  • Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

Специалист отдела кадров имеет право:

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

4. Направлять предложения, которые относятся к кадровой политике организации.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Статья написана по материалам сайтов: 101urist.com, www.gkh.ru, studwood.ru, working-papers.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector